CONDITIONS GENERALES DE VENTE ENTRE

Diethnis SAS, immatriculée au RCS VIENNE sous le numéro 928172212, domiciliée 8, rue de la Paix 38300 Bourgoin-Jallieu, représentée par Marjorie DEVISME en qualité de Présidente

Ci-après désigné "le Prestataire",

ET

"le Client",

Ensemble les "Parties"

IL EST PRÉALABLEMENT RAPPELÉ CE QUI SUIT :

Le Prestataire est un fournisseur de Software as a Service, c'est-à-dire d'applications d'entreprise louées en ligne (dit fournisseur SaaS). A ce titre, il est le fournisseur des services désignés ci-après au contrat.

Le Client reconnaît avoir reçu du Prestataire toutes les informations lui permettant d'apprécier l'adéquation des services à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour leur utilisation.

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Services : désigne les fonctions opérationnelles mises à disposition du client dans le cadre du contrat, en mode SaaS ;

Données : désignent les informations, publications, et toutes données du Client dont l'utilisation est l'objet du présent contrat, et pouvant être consultées uniquement par les utilisateurs ;

Utilisateur: désigne la personne qui bénéficie d'un accès aux Services sur son ordinateur en vertu de la licence d'utilisation accordée au Client

Identifiant : désignent le nom d'utilisateur (login) et le mot de passe de connexion (password) communiqués à chaque utilisateur après inscription au service.

ARTICLE 2. OBJET

Le présent document a pour objet de définir les conditions de mise à disposition du Client des services et applications logicielles par le Prestataire, ainsi que les conditions dans lesquelles les Utilisateurs du Client pourront y accéder.

ARTICLE 3. MISE EN OEUVRE

a. Description

Le Prestataire met à disposition du Client les services suivants :

• Diethnis s’inscrit dans le contexte des nouvelles obligations du Notariat en termes de circulation internationale des actes :

• Pour les actes entrants : depuis le 1er avril 2024

• Pour les actes sortants : à compter du 1er mai 2025 pour l’apostille, à compter du 1er

septembre 2025 pour la légalisation

• Diethnis est titulaire du Label Etik qui atteste du respect des normes éthiques, professionnelles et sécuritaires strictes du secteur notarial: il est une garantie de qualité et de fiabilité des solutions concernées.

• Conçu et mis à jour par des experts de renom, Diethnis est un service disponible en mode SaaS, permettant de savoir, en quelques secondes, si l’acte ou le document en provenance ou à destination d’un pays doit faire l’objet d’une légalisation, d’une apostille ou non. Le logiciel donne la réponse instantanément, avec le fondement (article et texte précis).

• Il s’appuie pour cela sur une base de données unique établie par les experts DIP de Diethnis,

qui tiennent à jour en continu ce référentiel:

• Plus de 13000 procédures

• Plus de 210 pays et territoires

• Plus de 50 actes et documents

• En intégrant tous les changements de législations applicables, il offre une fiabilité maximale des résultats fournis.

• L’utilisateur peut aussi effectuer une demande particulière pour les documents non référencés dans la base Diethnis :

• La demande est traitée dans un délai de 3j ouvrées par les experts DIP Diethnis

• La réponse est disponible sur la plateforme

• Il est possible d’historiser le résultat, qu'il s'agisse d'une recherche standard ou demande particulière :

• Il est possible d’attacher une référence de dossier client

• L’historique est partagé pour l'ensemble des utilisateurs du client

• Recherches possibles par dossier, date, etc.

• L’utilisateur peut, s’il le souhaite, disposer à tout moment d’un document au format PDF qui reprend les résultats de la recherche de procédure

• Les utilisateurs disposent de fonctions permettant de gérer l’environnement de travail Diethnis pour le client (préférences, droits d’accès, contrat…)

• Les utilisateurs disposent de fonctions permettant de consulter les statistiques d’utilisation au niveau de leur société

b. Accès

L’utilisateur peut accéder aux services à l'aide de ses identifiants depuis tout appareil connecté à Internet, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone situé ou non dans les locaux professionnels du client. Aucune installation n’est nécessaire sur le poste client, seul un navigateur Web est nécessaire.

Les identifiants sont attribués aux utilisateurs déclarés par le Client. Chaque utilisateur se voit communiquer par mail un mot de passe provisoire, qu'il doit obligatoirement modifier lors de la première connexion pour accéder au Service.

Le Client veille à faire respecter la confidentialité des identifiants et mots de passe par ses préposés et s'engage à ce que les données de connexion ne soient pas communiquées à des tiers.

Si le Client constate une faille de sécurité, ou en cas de perte ou de vol des identifiants, il doit immédiatement s'adresser au Prestataire afin que ce dernier puisse prendre sans délai toute mesure de nature à y remédier.

c. Abonnement annuel

Le Client souscrit un abonnement (aussi dénommé licence) pour un nombre déterminé d’utilisateurs.

Cet abonnement permet à l’utilisateur qui en bénéficie un nombre de recherches et de demandes particulières non limité autrement que par les conditions définies dans l’annexe SLA.

Le premier utilisateur se voit attribuer un profil « administrateur » et pourra créer autant d’utilisateurs que souhaité au sein de leur compte que de licences souscrites.

d. Disponibilité

Les services sont accessibles à tout moment, 24h/24 tous les jours, y compris les dimanches et jours fériés, à l'exception des périodes de maintenance définies dans l'article intitulé "MAINTENANCE" ci-dessous.

Le Client est informé que le Prestataire ne peut être tenu responsable de dysfonctionnements du réseau Internet qui rendraient la connexion aux services impossible.

e. Volumétrie

Dans le cadre de l'utilisation des services, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches sur la plateforme et stocker des données sur les serveurs du Prestataire dans les conditions définies dans l'annexe intitulée :

Service Level Agreement (SLA).

f. Statistiques d’utilisation

La Chambre se verra communiquer des statistiques d’utilisation complètes du service sur la base d’une fréquence trimestrielle.

ARTICLE 4. LICENCE

Le Prestataire confère au Client des droits d'utilisation des applications logicielles dont il est titulaire dans la limite stricte des besoins internes du Client. Il s'agit d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utilisation des solutions.

Les applications logicielles pourront être utilisées par le Client pendant toute la durée du contrat, uniquement en France (l’accès au service est interdit dans tous les autres pays).

Les services en ligne pourront être utilisés par les utilisateurs disposant de codes d'accès fournis par le Prestataire au Client ou par les utilisateurs que le Client est autorisé à créer.

Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions à disposition d'un tiers, et s'interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

ARTICLE 5. MAINTENANCE

Le Prestataire assure la continuité et la qualité des services selon les dispositions du présent contrat. Le Prestataire garantit l'accès aux services et une exécution de ces derniers conformément aux dispositions contenues dans l'annexe intitulée :

Service Level Agreement (SLA).

ARTICLE 6. ASSISTANCE TECHNIQUE

Le service d'assistance technique s'applique à tous les services fournis par le Prestataire. Les utilisateurs seront assistés par télémaintenance.

Le service d'assistance technique est joignable via la plateforme de support mise à disposition et accessible 24h/24.

Elle permet à l’utilisateur de poser une question ou de signaler un problème. Elle met aussi à disposition une base de connaissances lui permettant de trouver des réponses à des questions ou des problématiques couramment rencontrées dans l’utilisation du Service.

Le service d’assistance aura la possibilité de contacter l’utilisateur directement par téléphone en cas de nécessité pour le diagnostic ou la résolution du problème.

ARTICLE 7. FORMATION

L’accompagnement par Diethnis au démarrage de l’utilisation du service (via vidéo, Webinaire ou tout autre support adéquat) est inclus dans l’abonnement.

Le cas échéant, le Prestataire peut fournir des prestations de formation spécifiques à la demande du Client. Les conditions seront définies d'un commun accord et feront l'objet d'un devis séparé.

ARTICLE 8. TRAITEMENT ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Dans la cadre de l'exécution des prestations prévues au présent contrat, le Prestataire pourra être amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client. Le Prestataire, en sa qualité de sous-traitant au sens de la réglementation française et européenne sur la protection des données, s'engage à traiter ces données conformément à sa politique de protection des données annexée aux présente CGV.

Le Client est et demeure le seul propriétaire des données traitées par le prestataire dans le cadre des prestations prévues au présent contrat. Seul le Client aura accès aux données qui lui appartiennent.

Chaque utilisateur devra consentir à l’utilisation de ses données personnelles.

ARTICLE 9. RÉVERSIBILITÉ

Le Client peut, à tout moment, récupérer ses données, que ce soit en cours d'exécution du contrat ou à la cessation de celui-ci, pour quelque cause que ce soit.

Le Prestataire s'engage à restituer au Client les données lui appartenant sur tout support approprié et à ne pas en conserver de copie ni à les utiliser pour quelque raison que ce soit en dehors de la stricte exécution du présent contrat.

Le Prestataire dispose d'un délai ne pouvant excéder 6 mois pour effectuer les opérations de restitution des données au Client.

ARTICLE 10. CONDITIONS FINANCIÈRES

10.1 Abonnement annuel

Le coût de l’abonnement annuel total du Client est calculé sur la base du nombre d’utilisateurs connu au moment de la date de démarrage du contrat et ensuite à la date de chaque renouvellement annuel.

L’ajout de nouveaux utilisateurs en cours d’année d’abonnement est possible et est facturée au prorata.

10.3 Règlement

Les règlements peuvent se faire par chèque bancaire, virement bancaire ou tout moyen approuvé par les deux parties.

Coordonnées bancaires de Diethnis :

IBAN : FR76 1695 8000 0110 5940 4431 533

BIC/SWIFT : QNTOFRP1XXX

ARTICLE 11. RESPONSABILITÉ

Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l'Internet, et des interruptions d'accès qui peuvent en résulter. En conséquence, le Prestataire ne sera pas tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des services. Le Prestataire n'est pas en mesure de garantir la continuité des services, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît.

Diethnis rend des avis purement consultatifs pour lesquels sa responsabilité ne pourrait être engagée.

ARTICLE 12. FORCE MAJEURE

Aucune partie ne pourra être responsable d'un retard ou d'une défaillance dans l'exécution du contrat dû à la survenance d'un événement de force majeure, conformément à la définition retenue habituellement par la jurisprudence.

La partie se trouvant dans l'impossibilité de respecter ses obligations devra prévenir l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception précisant la nature de l'événement et la durée prévisionnelle de celui-ci, dans un délai maximal de 48 heures après la survenance de l'événement de force majeure.

Le contrat sera suspendu pendant la durée de l'événement de force majeure. Si l'exécution du contrat est devenue impossible ou que l'événement de force majeure se prolonge pendant plus de trente jours, chaque partie pourra résoudre le contrat de plein droit.

ARTICLE 13. CONFIDENTIALITÉ

Les parties s'engagent à respecter la confidentialité des informations échangées pendant la négociation et l'exécution du contrat pendant toute la durée d'exécution du contrat et pendant un délai de 5 (cinq) années après son terme.

Les parties s'engagent à ne pas divulguer à des tiers, à ne pas utiliser pour leur compte ou pour le compte de tiers les informations identifiées comme confidentielles dont elles auraient pu avoir connaissance dans le cadre de la négociation et de l'exécution du présent contrat.

Les informations se trouvant dans le domaine public ou celles dont les parties auraient pu avoir connaissance en dehors de la négociation et de l'exécution du présent contrat ne sont pas visées par la présente clause.

Chaque partie répond de ses préposés, partenaires et sous-traitants.

Au terme du contrat, chaque partie devra restituer sur simple demande de l'autre partie tout document ou toute donnée confidentielle lui ayant été communiquée sur quelque support que ce soit.

ARTICLE 14. ASSURANCES

Le Prestataire a souscrit une assurance en responsabilité professionnelle auprès de :

Onlynnov, dont le siègle social est 20, rue de la Cadière à OULLINS.

ARTICLE 15. RÉSILIATION

En cas d'inexécution de ses obligations contractuelles par l'une des parties, et notamment en cas de défaut de paiement, le contrat sera résilié de plein droit suite à une mise en demeure de la partie défaillante mentionnant la présente clause résolutoire restée sans effet pendant plus de 30 (trente) jours.

ARTICLE 16. ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE ET RÉSILIATION DU CONTRAT

Le contrat entre en vigueur à la date du paiement de l’abonnement pour une durée déterminée de 12 mois tacitement renouvelable.

Le contrat pourra être résilié par chacune des deux parties dans le respect d'un préavis d’1 mois avant l'échéance.

La tarification de l’abonnement pourra être revalorisée annuellement (la revalorisation s’appliquant le cas échéant au moment du renouvellement du contrat), en s’appuyant sur l’indice SYNTEC.

ARTICLE 17. LOI APPLICABLE

Les présentes CGV sont soumises au droit français pour l'ensemble de ses dispositions.

ANNEXES

1. Politique de protection des données personnelles du Prestataire

2. Service Level Agreement (SLA)

ANNEXE 1 – Politique de protection des données personnelles

1. Introduction

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et nous nous engageons à respecter la législation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos informations personnelles.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est Diethnis SAS, ayant son siège social au 8 Rue de la Paix 38300 Bourgoin-Jallieu joignable à l’adresse électronique suivante : contact@diethnis.fr .

3. Données personnelles collectées

Nous pouvons collecter les types de données suivants :

Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle

4. Finalités du traitement

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

Gestion de votre compte et des inscriptions : création, gestion et maintenance de votre compte utilisateur.

Service client et support : répondre à vos questions et demandes via notre service de support utilisateur.

5. Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles conformément à l’une des bases légales suivantes :

Exécution d’un contrat : pour la gestion de votre compte utilisateur, en vertu du contrat souscrit par votre société.

6. Destinataires des données

Vos données personnelles sont accessibles uniquement par :

Les employés habilités de Diethnis SAS qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Les autorités compétentes, si la loi l’exige.

7. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. À l’issue de cette période, elles seront anonymisées. Par exemple :

Les données liées à votre compte utilisateur sont conservées tant que votre compte est actif, puis supprimées après 12 mois d'inactivité.

8. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles et éviter tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction de ces données. Ces mesures incluent le chiffrement des données, des audits de sécurité réguliers et des procédures de gestion des incidents.

9. Vos droits

En tant qu’utilisateur, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès : vous avez accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.

Droit de rectification : vous pouvez vous-même effectuer la correction des informations inexactes ou incomplètes.

Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données dans certaines circonstances. Vous ne pourrez plus dans ce cas, plus accéder aux services de Diethnis.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes ou retirer votre consentement à tout moment pour les traitements basés sur le consentement. Vous ne pourrez plus dans ce cas, plus accéder aux services de Diethnis.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à contact@diethnis.fr . Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente ( CNIL en France) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de gestion des données personnelles à tout moment pour refléter les évolutions légales ou nos pratiques. Toute modification sera publiée sur cette page, accompagnée d’une mise à jour de la date de révision.

Dernière mise à jour : 17/08/2024

ANNEXE 2 - Service Level Agreement (SLA)

1. Disponibilité du service :

Le taux de disponibilité garanti du service sera de 99,5 %

2. Demandes particulières

Le Prestataire s’engage à faire les meilleurs efforts pour répondre aux demandes particulières en 3j ouvrés.

3. Support technique

Le service d'assistance technique est joignable via la plateforme de support mise à disposition et accessible 24h/24 :

https://diethnis.freshdesk.com/

.

Elle permet aux utilisateurs de poser une question ou de signaler un problème. Elle met aussi à disposition une base de connaissances lui permettant de trouver des réponses à des questions ou des problématiques couramment rencontrées dans l’utilisation du Service.

L’équipe Diethnis mettre en œuvre les meilleurs efforts pour répondre dans un délai de 2j ouvrés.

4. Maintenance

Le Service peut être indisponible, dans les limites du taux de disponibilité garanti, pour le déploiement de correctifs ou de nouvelles versions de l’application, pour des nécessités de gestion ou l’amélioration de l’infrastructure technique du Service.

Pour des opérations de maintenance planifiées, le Prestataire préviendra les utilisateurs au maximum 5j ouvrés avant la date prévue.

5. Continuité d’activité

Le Prestataire met en œuvre un ensemble complet de dispositifs pour assurer la continuité d’activité du Service : une description détaillée pourra en être fournie sur demande.